Hướng dẫn viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn và chuyên nghiệp

Khi một người lao động quyết định rời khỏi công ty, gửi một mail xin nghỉ việc là cách thể hiện mong muốn chấm dứt hợp đồng lao động một cách chính thức và lịch sự. Việc này không chỉ giúp bạn giữ lại hình ảnh chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp và cấp trên. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá cách viết mail xin nghỉ việc hiệu quả, cùng với những mẫu tham khảo hữu ích.

1. Xin nghỉ việc là gì?

Xin nghỉ việc là hành động bày tỏ mong muốn chấm dứt hợp đồng lao động với công ty mà bạn đang làm việc. Theo quy định của luật lao động, đây là quyền lợi của người lao động, nhưng cần tuân thủ một số quy định và thủ tục nhất định.

1.1 Tại sao nên viết email xin nghỉ việc?

Viết email xin nghỉ việc không chỉ đơn thuần là một thông báo chính thức mà còn là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. Một mail xin nghỉ việc ngắn gọn, súc tích và lịch sự giúp bạn:

• Giữ mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp và cấp trên.
• Thể hiện thái độ tôn trọng đối với công ty.
• Để lại ấn tượng tốt về bản thân trong mắt người quản lý.

2. Cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuẩn chỉnh

Khi viết mail xin nghỉ việc, bạn cần đảm bảo rằng nội dung ngắn gọn, rõ ràng nhưng vẫn chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết. Dưới đây là một số phần quan trọng bạn nên lưu ý:

2.1 Tiêu đề cho email

Tiêu đề email cần phải cụ thể và dễ hiểu, thể hiện rõ mục đích của bạn. Một số cấu trúc tiêu đề thường thấy là:

• “[Họ tên] - Đơn xin nghỉ việc”
• “Thư xin nghỉ việc của [Họ tên] - [Chức vụ]”

Ví dụ:

• Phạm Đức Tài - Đơn xin nghỉ việc vị trí nhân viên SEO
• Thư xin nghỉ việc của Phạm Đức Tài - Nhân viên SEO Marketing

2.2 Phần mở đầu

Trong phần mở đầu, bạn cần ghi rõ tên người nhận. Thông thường, mail xin nghỉ việc được gửi đến sếp hoặc phòng nhân sự. Một ví dụ cho phần mở đầu có thể là: "Kính gửi [tên sếp của bạn],"

2.3 Lý do xin nghỉ việc

Trình bày lý do xin nghỉ việc một cách ngắn gọn và tế nhị. Bạn không cần phải đi vào chi tiết nhưng nên đưa ra một lý do hợp lý và tích cực. Ví dụ:

• "Tôi quyết định nghỉ việc để tìm kiếm những thách thức và cơ hội mới."
• "Tôi cần chuyển nhà và không thể tiếp tục làm việc tại công ty."

2.4 Thông báo về thời gian nghỉ việc

Cần nêu rõ thời gian bạn dự kiến nghỉ việc, theo quy định của Bộ luật Lao động. Thông thường, bạn cần báo trước ít nhất:

• 3 ngày với hợp đồng dưới 12 tháng
• 30 ngày với hợp đồng từ 1-3 năm
• 45 ngày với hợp đồng vô thời hạn

2.5 Báo cáo tình hình công việc hiện tại

Cung cấp thông tin về công việc còn lại của bạn là cần thiết để sếp có thể sắp xếp nhân sự thay thế. Bạn có thể nói rằng: "Tôi sẽ bàn giao toàn bộ tài liệu liên quan đến dự án cho người thay thế."

2.6 Gửi lời chào và cảm ơn

Cuối cùng, không quên gửi lời cảm ơn đến sếp và đồng nghiệp. Một câu chào thân mật và lịch sự sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp. Ví dụ: "Cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho tôi phát triển trong suốt thời gian qua. Tôi hy vọng sẽ giữ được mối liên lạc với mọi người."

3. Lưu ý khi viết email xin nghỉ việc

• Tránh chỉ trích hoặc phê phán: Bạn nên giữ thái độ chuyên nghiệp và không đề cập đến những cảm xúc tiêu cực.
• Kiểm tra chính tả: Kiểm tra lại nội dung email để đảm bảo không có lỗi chính tả hay ngữ pháp.

4. Mẫu mail xin nghỉ việc ngắn gọn, chuyên nghiệp

Dưới đây là một mẫu email xin nghỉ việc bạn có thể tham khảo: Người nhận: Bà Lê Thị A [Trưởng phòng Marketing] Tiêu đề Email: Thư xin nghỉ việc của Phạm Đức Tài - Nhân viên SEO Marketing Nội dung email: ``` Kính gửi: Bà A, Thưa bà, tôi là Phạm Đức Tài, nhân viên SEO Marketing của Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Tôi viết email này để thông báo với bà về quyết định nghỉ việc của tôi. Tôi rất biết ơn vì đã có cơ hội làm việc tại công ty trong suốt bốn năm qua. Tôi đã học hỏi được rất nhiều kỹ năng và kiến thức về SEO Marketing từ bà và các đồng nghiệp. Tôi cũng rất trân trọng những sự hỗ trợ và động viên của bà trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, sau một thời gian suy nghĩ kỹ lưỡng, tôi đã quyết định chuyển sang công ty khác để tìm kiếm những thách thức và cơ hội mới. Đây là một quyết định khó khăn của tôi, nhưng tôi tin rằng đây là bước tiến phù hợp cho sự phát triển của tôi. Tôi sẽ chính thức nghỉ việc vào ngày 30/10/2023. Trong thời gian còn lại, tôi sẽ hướng dẫn và bàn giao toàn bộ tài liệu liên quan đến dự án quản lý cho người thay thế. Tôi hy vọng rằng việc chuyển giao sẽ diễn ra một cách trơn tru và không ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn bà và công ty đã tạo điều kiện cho tôi làm việc và phát huy khả năng của mình. Tôi mong muốn được giữ liên lạc với bà và các đồng nghiệp trong tương lai. Nếu bà có bất kỳ câu hỏi hay yêu cầu gì, xin vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc số điện thoại của tôi. Trân trọng, Phạm Đức Tài ```

5. Kết luận

Việc viết mail xin nghỉ việc là một phần quan trọng trong quá trình rời bỏ công ty. Bài viết này đã cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách viết mail xin nghỉ việc ngắn gọn và chuyên nghiệp, các phần cần có trong email, cùng với một mẫu email tham khảo. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn thực hiện tốt việc này. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ. Nguyệt Nga - EBH