Cách viết email xin nghỉ việc khéo léo không phải ai cũng biết

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc quyết định xin nghỉ việc để tìm kiếm cơ hội mới là một điều khá phổ biến. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn có thể làm điều đó một cách hời hợt. Việc viết mail xin nghỉ việc không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp bạn giữ được mối quan hệ tốt với cấp trên và đồng nghiệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết một email xin nghỉ việc khéo léo và chuyên nghiệp, từ nội dung đến cách thể hiện.

I. Tại Sao Nên Viết Mail Xin Nghỉ Việc?

1. Thể Hiện Sự Chuyên Nghiệp

Việc viết một email xin nghỉ việc không chỉ đơn thuần là thông báo mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên và tập thể. Điều này giúp bạn duy trì hình ảnh tích cực trong mắt những người quản lý và đồng nghiệp, ngay cả khi bạn không còn làm việc tại công ty.

2. Ghi Nhận Ơn Nghĩa

Dù bạn có lý do gì cho quyết định nghỉ việc, điều quan trọng là bạn cũng đã có những khoảnh khắc đáng nhớ tại công ty. Việc gửi lời cảm ơn đối với những cơ hội mà công ty đã mang lại cho bạn là một hành động ý nghĩa, giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp.

3. Dễ Dàng Quản Lý Thông Tin

Email là một hình thức giao tiếp chính thức và dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm. Nó giúp cấp trên của bạn có thể lưu lại thông tin và dễ dàng quản lý các bước tiếp theo sau khi bạn rời đi.

II. Cách Viết Mail Xin Nghỉ Việc Khéo Léo

1. Đặt Tiêu Đề Rõ Ràng

Tiêu đề email là điều đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy. Nó cần phải ngắn gọn, súc tích và nêu bật nội dung chính. Bạn có thể tham khảo ví dụ sau: Tiêu đề: Thông Báo Xin Nghỉ Việc - [Họ và Tên] - [Phòng Ban]

2. Mở Đầu Lịch Sự

Mở đầu email, bạn cần gửi lời chào đến người nhận. Nếu người nhận là sếp hoặc quản lý của bạn, hãy sử dụng từ ngữ trang trọng. Ví dụ: Kính gửi Anh/Chị [Họ Tên] - [Chức Vụ]

3. Cảm Ơn Cấp Trên

Trước khi đi vào nội dung chính của email, hãy dành một vài dòng để bày tỏ lòng biết ơn đối với những cơ hội mà bạn đã nhận được tại công ty. Điều này không chỉ thể hiện sự lịch sự mà còn giúp bạn để lại ấn tượng tốt.

4. Nội Dung Xin Nghỉ Việc

Đây là phần quan trọng nhất trong email. Bạn cần nêu rõ lý do xin nghỉ việc một cách chân thành và thuyết phục. Một số lý do thường gặp có thể là:

• Muốn tìm kiếm thách thức mới.
• Mong muốn thay đổi môi trường làm việc.
• Có lý do cá nhân hoặc gia đình.

Hãy ghi nhớ rằng lý do bạn đưa ra cần phải hợp lý và chân thật. Sự thành thật sẽ giúp bạn nhận được sự cảm thông từ cấp trên.

5. Thời Gian Xin Nghỉ

Trong email, bạn cần chỉ rõ thời gian mà bạn xin phép nghỉ việc. Hãy kiểm tra hợp đồng lao động để đảm bảo rằng bạn tuân thủ đúng quy định về thời gian thông báo nghỉ việc. Đảm bảo ghi rõ ngày bạn dự định nghỉ và thời gian đã làm việc tại công ty.

6. Nội Dung Bàn Giao Công Việc

Trách nhiệm bàn giao công việc là một phần không thể thiếu trong quá trình nghỉ việc. Bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng về các công việc còn dang dở, và đề xuất phương án bàn giao cho đồng nghiệp. Điều này sẽ giúp cấp trên và đồng nghiệp cảm thấy yên tâm hơn khi bạn rời đi.

7. Kết Thúc Bằng Lời Chào Lịch Sự

Cuối cùng, hãy kết thúc email bằng một lời chào thân thiện và thể hiện sự tôn trọng. Bạn có thể sử dụng các cụm từ như "Trân trọng", "Cảm ơn" hoặc "Thân mến" trước khi ký tên.

III. Một Số Lưu Ý Khi Viết Mail Xin Nghỉ Việc

1. Nên

• Nêu Rõ Lý Do Xin Nghỉ: Hãy giải thích lý do của bạn một cách chân thật và thuyết phục.
• Thời Gian Nghỉ Việc: Cung cấp thông tin chi tiết về thời gian nghỉ việc và lý do để giúp sếp dễ dàng quản lý.
• Liệt Kê Công Việc Còn Dang Dở: Tổng hợp các công việc bạn cần bàn giao và người sẽ tiếp nhận công việc.
• Đúng Chính Tả và Ngữ Pháp: Email cần được kiểm tra kỹ càng trước khi gửi để thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Cách Thể Hiện: Hãy chân thành và nhẹ nhàng trong cách diễn đạt.

2. Không Nên

• Nói Xấu Cấp Trên hoặc Đồng Nghiệp: Tránh đưa ra lý do nghỉ việc xoay quanh những vấn đề tiêu cực.
• Viết Sơ Sài: Đầu tư thời gian và công sức vào email của bạn, tránh viết một cách cẩu thả.
• Thông Báo Trước Cho Đồng Nghiệp: Hãy thông báo cho cấp trên trước khi nói với đồng nghiệp về quyết định của bạn.
• Chỉ Gửi Email Mà Không Gặp Mặt: Hãy cố gắng sắp xếp một cuộc gặp mặt với cấp trên để nói chuyện trực tiếp.

IV. Mẫu Email Xin Nghỉ Việc

Mẫu 1

Tiêu đề: Thông Báo Xin Nghỉ Việc - Nguyễn Văn A - Phòng Kinh Doanh Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Họ Tên] - [Chức Vụ], Tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị đã tạo điều kiện cho tôi trong thời gian qua. Tôi rất trân trọng những cơ hội mà công ty đã mang lại giúp tôi học hỏi và phát triển kỹ năng. Tôi viết email này để thông báo rằng tôi sẽ xin nghỉ việc tại công ty kể từ ngày [ngày nghỉ]. Lý do tôi xin nghỉ là để tìm kiếm thách thức mới trong sự nghiệp của mình. Tôi sẽ cố gắng hoàn thành các công việc còn dang dở và bàn giao cho [Tên Đồng Nghiệp] để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Trân trọng, Nguyễn Văn A

Mẫu 2

Tiêu đề: Thông Báo Xin Nghỉ Việc - Trần Thị B - Phòng Nhân Sự Nội dung: Kính gửi Anh/Chị [Họ Tên] - [Chức Vụ], Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Anh/Chị và toàn thể công ty vì những trải nghiệm quý giá mà tôi đã có trong thời gian làm việc tại đây. Tôi quyết định xin nghỉ việc từ ngày [ngày nghỉ] vì lý do cá nhân. Tôi tin rằng đây là quyết định tốt nhất cho cả tôi và công ty. Tôi sẽ bàn giao công việc cho [Tên Đồng Nghiệp] và đảm bảo mọi thứ hoàn tất trước khi rời đi. Cảm ơn Anh/Chị đã hiểu và hỗ trợ tôi trong quá trình này. Thân mến, Trần Thị B

V. Kết Luận

Việc viết mail xin nghỉ việc là một nghệ thuật và là một bước quan trọng trong sự nghiệp của bạn. Hy vọng rằng với những gợi ý trong bài viết này, bạn sẽ có thể chuẩn bị một email xin nghỉ việc một cách chuyên nghiệp và khéo léo. Đừng quên chia sẻ bài viết này với những người khác nếu bạn thấy nó hữu ích! Chúc bạn thành công trong việc viết email xin nghỉ việc và trong hành trình mới phía trước!