Hướng Dẫn Viết Email Xin Việc Chuẩn Xác

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, nhiều nhà tuyển dụng đã chuyển sang nhận hồ sơ xin việc qua email thay vì yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho cả hai bên mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong quy trình tuyển dụng. Vậy làm thế nào để viết một email xin việc bằng tiếng Anh thật ấn tượng? Hãy cùng STUDY4 khám phá những bí quyết hữu ích ngay sau đây.

I. Phân biệt email xin việc và thư xin việc

1. Email xin việc

Email xin việc là nội dung được viết trực tiếp trong email mà bạn gửi đến nhà tuyển dụng. Nội dung bao gồm phần giới thiệu về bản thân, vị trí ứng tuyển, và một số thông tin khác liên quan.

2. Thư xin việc

Thư xin việc, hay còn gọi là cover letter, là tài liệu đính kèm với email xin việc. Thư này không chỉ bổ sung thông tin mà còn giúp bạn thể hiện cá tính và quan điểm riêng của bản thân đối với vị trí ứng tuyển.

II. Những nguyên tắc vàng khi viết email xin việc bằng tiếng Anh

1. Ghi rõ ràng tiêu đề email

Tiêu đề email rất quan trọng vì nó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm kiếm và phân loại hồ sơ của bạn. Bạn nên ghi rõ thông tin như sau: Họ tên ứng viên_Vị trí ứng tuyển hoặc Họ tên ứng viên_Vị trí ứng tuyển_Ngày gửi mail.

2. Trình bày email đẹp mắt

Email xin việc cần được trình bày một cách chuyên nghiệp. Hạn chế sử dụng biểu tượng cảm xúc và các ngôn từ không trang trọng. Đảm bảo rằng email không có lỗi chính tả và ngữ pháp.

3. Nội dung email đúng trọng tâm

Nội dung email nên tập trung vào những thông tin quan trọng, tránh lan man. Bạn cần nêu rõ kinh nghiệm, chuyên môn và lý do bạn phù hợp với vị trí ứng tuyển.

4. Sử dụng email chuyên nghiệp

Địa chỉ email của bạn cũng rất quan trọng. Tránh các địa chỉ email không trang trọng, và nên sử dụng địa chỉ email thể hiện tên và họ của bạn, ví dụ: [email protected].

5. Kiểm tra toàn bộ email trước khi gửi

Trước khi gửi đi, hãy kiểm tra kỹ nội dung email để đảm bảo không có lỗi. Một email xin việc chỉn chu sẽ tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

III. Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh

Mẫu email xin việc chuẩn gồm 5 phần chính:

• Tiêu đề email (Title)
• Lời chào đầu/giới thiệu email (Introduction)
• Nội dung email (Body)
• Kết luận (Conclusion)
• Kết thúc email và chữ ký (Sign-offs and Signature)

1. Tiêu đề email

Tiêu đề email cần được ghi rõ và cụ thể. Ví dụ: [Your name - Application for [ Job Title]. hoặc Application for [ Job Title] - [Your name].

2. Lời chào đầu email

Khi mở đầu email, bạn cần gửi lời chào đến nhà tuyển dụng. Nếu biết tên người nhận, bạn có thể viết:

• Dear Ms. Nguyen Mai Linh
• Dear Mr. Hoang Anh

Nếu không biết tên, bạn có thể viết:

• Dear HR Department,

3. Mục đích viết thư

Mở đầu bằng việc giới thiệu tên, vị trí ứng tuyển và nơi bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng. Ví dụ:

• I am writing to express my strong interest in the [Tên Vị Trí Ứng Tuyển] position at [Tên Công Ty], as advertised on [Nguồn].

4. Nội dung chính của thư

Đây là phần quan trọng nhất, nơi bạn cần thuyết phục nhà tuyển dụng tại sao bạn là ứng viên phù hợp. Hãy đề cập đến:

• Kinh nghiệm làm việc trước đó
• Những kỹ năng phù hợp với vị trí
• Lý do bạn muốn làm việc tại công ty.

5. Phần kết thúc email

Tóm tắt lại lý do tại sao bạn là ứng viên tốt nhất và thể hiện mong muốn được phỏng vấn. Đồng thời, cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ của bạn.

6. Kết thúc email và chữ ký

Sử dụng các cụm từ trang trọng như Best hoặc Sincerely. Cuối cùng, gõ đầy đủ họ tên, địa chỉ email và số điện thoại liên lạc.

IV. Những tài liệu nên đính kèm vào email xin việc

1. CV (Sơ yếu lý lịch)

CV là tài liệu không thể thiếu trong hồ sơ xin việc của bạn. Hãy lưu CV dưới định dạng phổ biến như .docx hoặc .pdf và đặt tên file theo công thức: [Họ tên + Vị trí ứng tuyển].

2. Thư xin việc (Cover letter)

Nếu thư xin việc giúp bạn làm nổi bật những điểm mạnh của mình, hãy đính kèm tài liệu này trong email.

3. Portfolio (Tổng hợp dự án)

Portfolio rất quan trọng cho những vị trí liên quan đến sáng tạo. Nó giúp nhà tuyển dụng thấy rõ kỹ năng và thành tựu của bạn.

4. Thư giới thiệu (Letters of Recommendation)

Nếu bạn có thư giới thiệu từ giáo viên hoặc sếp cũ, hãy xem xét đính kèm. Điều này tạo ấn tượng tốt và chứng minh khả năng làm việc của bạn.

V. Một số từ vựng dùng viết email xin việc bằng tiếng Anh

Hãy tham khảo một số thuật ngữ thường xuyên sử dụng trong email xin việc:

• Application: Đơn xin việc
• CV: Sơ yếu lý lịch
• Interview: Phỏng vấn
• Qualification: Trình độ chuyên môn
• Experience: Kinh nghiệm

VI. Mẫu email xin việc bằng tiếng Anh

Tiêu đề email:

[Vị trí ứng tuyển] - [Tên ứng viên]

Nội dung email:

``` Dear Hiring Manager/ HR Department, This is in reference to the job posting on [nơi đăng tin tuyển dụng]. I have read the job description and find that my work experience as well as my skills and the job requirements may be a perfect match. I have been working for the past two years as a [vị trí công việc] in ABC Company. During that time, I have gained a significant amount of experience and such skills as [liệt kê kỹ năng] needed for [vị trí đang ứng tuyển]. Please find attached my CV and [các file đính kèm khác - nếu có] for a further review of my qualifications. I would welcome an opportunity to speak with you about how I can bring more value to [tên công ty]. Please feel free to let me know if I can provide you with any further information. I am looking forward to hearing from you. Yours Sincerely, [Họ tên] [Điện thoại liên lạc] ```

Lời kết

Hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có thêm kiến thức và tự tin hơn trong việc viết email xin việc bằng tiếng Anh. Hãy truy cập vào STUDY4 để tìm kiếm thêm nhiều thông tin bổ ích khác nhé! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận, chúng tôi sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn!